Zarządzanie flotą – kto powinien zarządzać służbowymi samochodami w firmie?

Manager floty jako osobne stanowisko pracy jest dość rzadko spotykane w polskich firmach. Najczęściej obowiązki związane z zarządzaniem flotą należą do kierownika transportu, dyrektora logistyki czy specjalisty ds. technicznych i informatycznych. Czym tak naprawdę zajmuje się manager floty i czy w każdej firmie powinien być zatrudniony?

Zarządzanie flotą w małych i średnich przedsiębiorstwach

W przedsiębiorstwach, w których jest kilka lub kilkanaście samochodów służbowych, managerem floty jest osoba, która ma także inne obowiązki. Najczęściej jest to pracownik lub kierownik działu technicznego, jeden z pracowników księgowości lub office menager. Jeśli osoba ta zna się na motoryzacji i zarządzaniu, może to być bardzo dobre rozwiązanie.

Niewielka liczba samochodów nie wymaga takiego zaangażowania osoby odpowiedzialnej za flotę, by był potrzebny fleet menager na cały etat. Warto jednak zadbać, by i taki pracownik przechodził odpowiednie szkolenia i brał udział w branżowych konferencjach. Dzięki temu będzie prawdziwym profesjonalistą, z korzyścią dla całej firmy.

Zarządzanie flotą w dużych przedsiębiorstwach

Jeśli firma posiada kilkadziesiąt lub kilkaset samochodów, zatrudnienie menagera floty wydaje się dość oczywistym posunięciem. I faktycznie, coraz więcej firm zatrudnia fleet managerów. Coraz więcej przedsiębiorców zdaje sobie sprawę, że sprawnie zarządzana flota to nie tylko oszczędności, ale także większe bezpieczeństwo pracowników oraz lepsza organizacja pracy.

Do obowiązków menagera floty należy między innymi:

• Monitorowanie kosztów eksploatacyjnych samochodów (paliwo, zużycie części itp.)
• Pilnowanie terminów przeglądów, ważności polis, terminów zmiany opon
• Przyjmowanie zgłoszeń kierowców o usterkach, organizowanie serwisu i rozliczanie się za naprawy
• Obsługą spraw związanych np. z otrzymywaniem zdjęć i mandatów z fotoradarów
• Kupno nowych samochodów
• Przekazywanie nowych samochodów odpowiednim pracownikom
• Sprzedaż samochodów
• Kontrola pracowników – czy ci sprawdzają regularnie poziom oleju, dbają o czystość samochodów itp.

Monitoring floty ułatwia pracę managera floty, ale go nie zastępuje

Monitoring floty staje się o wiele prostszy, gdy w firmie zainstalowany jest zintegrowany system zarządzania flotą.  Można go dopasować do indywidualnych potrzeb, dzięki czemu właściciel firmy i manager floty będzie otrzymywał wszystkie dane, jakie potrzebuje.

W dzisiejszych czasach obsługa dużej floty samochodów wydaje się być wręcz niemożliwa bez zaawansowanego systemu monitoringu floty. Jednakże system ten nie zastąpi człowieka. Dane, jakie fleet manager będzie otrzymał na bieżąco i w miesięcznych raportach, to dopiero wstęp do profesjonalnego zarządzania flotą.

Jeśli chcemy wprowadzić w naszej firmie mądre oszczędności, warto pomyśleć o kursach ecodrvingu dla pracowników. Coraz więcej firm wprowadza także premie za najlepsze wyniki w statystykach, które również są generowane przez system.

Praca managera floty wiąże się z wieloma obowiązkami, często z elastycznymi godzinami pracy – co jest równoznaczne z odbieraniem telefonów niemal przez całą dobę. Dla osoby dobrze zorganizowanej, lubiącej nowe wyzwania i znającej się na motoryzacji, praca ta może przynosić mnóstwo satysfakcji.