Digitalizacja to innowacyjna metoda pozwalająca na przekształcenie wszelkiego rodzaju pism sporządzonych w formie papierowej w postać cyfrową. Dzięki niej zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i niewielkie działalności mogą wdrożyć niemal w pełni elektroniczny obieg dokumentów. Chcesz wprowadzić to rozwiązanie w swojej firmie? Przekonaj się, w jaki sposób digitalizacja dokumentów pomoże Ci oszczędzać.
Skanowanie dokumentów a digitalizacja
Digitalizacja wielu osobom kojarzy się zapewne wyłącznie z popularnym skanowaniem, czyli wczytywaniem dokumentu w formie papierowej do komputera za pomocą odpowiedniego urządzenia. Nic bardziej mylnego. Termin ten obejmuje bowiem znacznie więcej procesów pozwalających na podniesienie wydajności firmy. Oprócz dokumentów digitalizować można również obrazy, szkice, a nawet fotografie wykonane aparatem analogowym oraz nagrania video.
Digitalizacja dokumentów w kontekście działalności gospodarczej ma natomiast za zadanie przygotować cyfrowe obrazy wszelkich arkuszy w formie papierowej do dalszego przetwarzania. Aby tak się stało, podstawowe, doskonale znane wszystkim skany muszą zostać zmienione na edytowalne pliki. Jest to możliwe między innymi dzięki aplikacjom Optical Character Recognition (OCR). Doświadczeni specjaliści — w oparciu o najnowsze, zaawansowane programy — są natomiast w stanie odczytać także pismo odręczne, różnego rodzaju tabele, a nawet grafiki.
Jakie korzyści przyniesie Twojej firmie digitalizacja dokumentów?
Na tym etapie możesz zastanawiać się, czy warto inwestować w digitalizację. Otóż — tak. Jeśli zależy Ci na przyspieszeniu większości procesów w Twojej firmie, uskutecznieniu działań związanych z księgowością czy działem HR lub po prostu ułatwieniu swoim pracownikom codziennych zajęć — to rozwiązanie będzie dla Ciebie doskonałe.
Digitalizacja dokumentów oznacza bowiem komfort pracy, ochronę poufnych informacji zawartych w formularzach bądź listach, optymalizację kosztów, a nawet oszczędność przestrzeni. Jak to możliwe? Przede wszystkim dzięki cyfrowym plikom szybciej odnajdziesz dokument, którego szukasz, błyskawicznie go edytujesz i prześlesz dalej — z poziomu telefonu, komputera albo laptopa.
Ponadto cyfrowych dokumentów nie trzeba przechowywać na miejscu w swoim biurze. Najważniejsze dane udostępnisz zatem tylko tym osobom, do których masz zaufanie. W razie włamania do firmy nieproszony gość nie będzie miał możliwości przeszukania archiwum, a w przypadku skasowania pism — odzyskasz je w kilka sekund dzięki automatycznemu backupowi.
Dlaczego digitalizacja dokumentów powinna zostać przeprowadzona przez specjalistów?
Nietrudno jest zeskanować jeden dokument. Problem pojawia się natomiast w przypadku cyfryzacji setek formularzy dziennie. Takie działania wymagają wydajnego sprzętu, który umożliwi zachowanie właściwych parametrów. Wtedy warto zwrócić się o pomoc do specjalistów, którzy szybko i sprawnie przetworzą nawet tysiące dokumentów w godzinę.
0 komentarzy
